Съешь лягушку на завтрак и другие принципы управления временем

Что такое тайм-менеджмент?

Тайм-менеджмент — это учет, распределение и оперативное планирование собственных ресурсов времени.

Альберти, писатель и итальянский ученый, живший в XV веке, говорил, что те, кто умеет управлять временем с пользой, будут всегда успешны.

Для этого он предложил использовать два правила:

Общие рекомендации

Принцип равновесия

Самый простой способ избежать паники при виде увеличивающегося объема работы — сделать глубокий вдох, сказать: «Я могу только то, что могу» и начать спокойно составлять список дел.

Внимательно следите за тем, чтобы в вашей жизни сохранялось равновесие между работой и отдыхом, иначе не избежать проблем со здоровьем.

Основной принцип равновесия: важно количество времени дома и качество времени на работе. На первом месте всегда должны быть вы и главные люди в вашей жизни — ради этого и стоит работать над собственной эффективностью.

Ставьте задачи

Существует профессиональная методика для формулировки и постановки задач — принцип SMART.

Согласно этому принципу задача и цель должны быть конкретными (Specific), измеримыми (Measurable), достижимыми за определенный период (Attainable), актуальными (Relevant) и ограниченными во времени (Time-bound).

Основной критерий полезности и эффективности задачи — ее конкретность. Начиная движение к крупной цели с выполнения последовательных задач, вы значительно сокращаете время выполнения работы.

Успевайте больше

Есть несколько методик, с помощью которых человек может успевать больше, чем думает. Одна из популярных: методика Эйзенхауэра. Согласно ей, все дела можно разделить на четыре группы: срочные и важные; важные, но не срочные; срочные, но не важные; не срочные и не важные.

Попытка отложить срочные и важные дела на потом создаст проблемы. Важные, но не срочные задачи можно отложить, однако они могут оказать сильное влияние в долгосрочной перспективе. А вот срочные, но не важные задачи мало сказываются на вашем успехе, не дают результат и могут сильно отразиться на вашей эффективности.

Логично предположить, что если вы не сделаете несрочные и неважные дела, то никаких серьезных последствий не будет. Их можно делать на выходных или на каникулах.

Расставляйте приоритеты

Главное — двигаться к достижению цели, последовательно выполняя текущие задачи разной степени трудности. Для расстановки приоритетов в ежедневном планировании подойдет простой способ, который называется «Способ АБВГД».

Буквами алфавита обозначается задача по приоритету: «А» — это самое важное дело дня, «Б» — менее важное, «В» — задача средней значимости…

Разумеется, первое в списке дело следует выполнять сразу. Обычно эта задача самая трудоемкая и сложная. Иногда человек испытывает страх или ленится начинать день с главной задачи, но секрет в том, что именно от ее выполнения зависит ваша эффективность.

Специалист по тайм-менеджменту Брайан Трейси советует решать данный вопрос жестко и однозначно. Его метод — «съесть лягушку на завтрак». «Лягушка» — это самое сложное и неприятное дело текущего дня, которое обычно переносится то на «после обеда», то на вечер, а то и на завтра. Так создается постоянное эмоциональное напряжение, которое мешает продуктивно выполнять все остальные дела.

Многие слышали про принцип Парето, который гласит, что 20% наших усилий приносит нам 80% результатов, а остальные 80% наших усилий — лишь 20% результатов.

Таким образом, наша задача — выявить эти 20% наших самых эффективных действий и сконцентрироваться именно на них.