Лайфхак: как все успеть

В расписании куча лекций, нужно готовиться к семинарам, сделать лабораторную — учеба реально завалила. А еще хочется уделить время общественной работе в университете и личным делам. Как все успеть? У «Арктического вектора» для тебя десять лайфхаков, как грамотно распределять время, силы и планы.


начало.jpg

Правильный ответ на вопрос «Как все успеть?» — тайм-менеджмент. Умение управлять своим временем и грамотно распределять личные, в том числе внутренние, ресурсы — одна из составляющих успеха в учебе, работе и отношениях с людьми. «Арктический вектор» разобрался в теме и нашел десять классных методов организовать свои дела, чтобы все успеть.

1

Подготовка с вечера

Подготовка с вечера подойдет тем, кому трудно вставать рано утром. Записывай учебные, рабочие и личные задачи на завтра в конце дня. Так ты поймешь свою нагрузку заранее и распределишь задачи без утренней спешки. Можно приготовить вечером план задач, рабочую одежду или обед с собой.

2

Дедлайны

Ставь четкие сроки сдачи работы. Понятные сроки стимулируют работать быстрее и помогают справиться с прокрастинацией. Исследователи Массачусетского технологического института выяснили, что даже самостоятельно установленные дедлайны помогают сдвинуть дела с мертвой точки. При этом такие сроки работают хуже внешних дедлайнов, которые ставит руководитель или конкурсная комиссия. В личных делах внешним куратором может быть друг, одногруппник или родственник.

3

Поедание «лягушки»

Бизнес-тренер Брайан Трейси предлагает съедать «лягушку» каждое утро — делать самую сложную и неприятную задачу самой первой. С утра мозг меньше нагружен информацией, поэтому тебе будет проще справиться с трудным делом. После такой задачи все остальные покажутся пустяковыми, и на них по-прежнему останутся силы.

4

Начинать с простого

Это полная противоположность предыдущему методу. Делай мелкие задачи — на несколько минут — первыми, по возможности в тот же момент. Например, проверь почту, отправь сообщения в соцсетях, посмотри расписание пар. Так тебе будет проще включиться в основную работу на день. Выполнение мелких заданий станет «разминкой» перед большим делом.

5

Автофокус

Метод «автофокуса» подойдет людям, которые часто работают с задачами без дедлайна. Два предыдущих принципа обязывают выбирать дело, и это чувство обязанности вызывает отторжение. Автор метода Марк Форстер считает, что сначала следует выписать все дела в единый список, а потом медленно его прочитать, пока не захочется остановиться на одной задаче. Объем задачи не имеет значения, важнее желание сделать ее прямо сейчас. Если получилось завершить дело сегодня — вычеркни его. Не получилось — перенеси в конец списка и прочитай его заново.

6

Деление большой задачи

Эту технику также называют поеданием салями или слона по кусочкам. Глобальная задача может испугать объемом. Чтобы к ней приступить, следует разложить ее на небольшие этапы, декомпозировать. Например, «написание диплома» звучит громко и давит ответственностью. Но когда в нем появляются конкретные шаги, становится проще: «начать исследование темы» → «поговорить с научным руководителем по пунктам анализа» → «изучить результаты предыдущих исследований» → «подготовить таблицу по результатам исследования». Задача «обрастает» конкретикой и уже не кажется невыполнимой миссией.

7

Одна задача в один промежуток времени

Многозадачность в интеллектуальном труде не работает. В 2009 году исследователи из Университета Стенфорда провели эксперимент. Они выяснили, что когда человек делает несколько интеллектуальных дел одновременно, например, читает и разговаривает по телефону, то хуже запоминает и содержание разговора, и прочитанное. При этом не может определить, какая информация была важной, а какую можно было опустить. Если человек работает только над одним делом в один промежуток времени, он лучше справляется с задачей и хорошо запоминает информацию.

8

Принцип девяти дел

Этот метод основан на иерархии задач. Согласно принципу, в течение дня нужно «закрыть» одну крупную задачу, три задачи поменьше и пять мелких. Подходят дела вроде подготовки к семинару и задачи попроще, например, покупка корма питомцу. Так домашние дела не пропадают из вида и входят в расчет собственной нагрузки.
Вариация этого метода — «принцип трех дел» Криса Бейли. Этот метод поможет тем, кто легко погружается в рутину и не уделяет должного внимания долгосрочным целям. По мнению Бейли, каждый день нужно завершать три дела, которые приближают тебя к достижению глобальной цели. Например, час в день заниматься дипломом или сформировать заявку на стипендию.

9

Канбан

Канбан — это метод организации работы, чтобы распределять нагрузку между людьми и делать работу точно в срок. Метод помогает видеть нарастающий темп работы и ничего не забывать.
Классический канбан — это таблица с тремя столбцами «Нужно сделать», «В работе» и «Сделано». Но столбцов может быть и больше, например, по количеству этапов в проекте, а их названия также могут меняться.
Все дела по умолчанию заносятся в первый столбец отдельной строкой или на отдельном стикере. Потом они перетаскиваются из одного в другой, пока не попадут в последний столбец. Благодаря такому «перетаскиванию» можно легко отследить прогресс отдельного человека и всей команды.

10

Для прокрастинаторов

Когда ну совсем не хочется выполнять задачу, но очень нужно, можно воспользоваться методами фиксированного времени — по таймеру. Если завести привычку так учиться и работать, ты будешь знать цену своему времени, работать продуктивнее, научишься управлять ожиданиями, натренируешь силу воли и предотвратишь выгорание.

Техника Pomodoro. Метод помидора — это система 25 минут Франческо Чирилло. «Помидором» называют отрезок времени в 30 минут — 25 минут на работу и пять минут на отдых. Ты работаешь 25 минут, делаешь пятиминутный перерыв, затем снова уходишь в работу. Через каждые четыре повтора — перерыв 30 минут.

Кстати, таймер называется «помидорным» потому, что Франческо Чирилло вначале использовал небольшой кухонный таймер в виде помидора.

Метод «90 на 30» Тони Шварца и метод «52 на 17», который появился в результате исследования сервиса The Muse, строятся по похожему принципу. Первое значение — время в минутах, которое нужно отводить для работы, второе — время для перерыва.

«Арктический вектор» спросил у студентов САФУ, какие лайфхаки они используют, чтобы организовать дела и все успеть.

рая2.jpg

Рая Стирманова,

студент со стажем:

Самой страшно подумать, но студент я уже около десяти лет. Отучилась на стройфаке, потом на экономиста, пошла на эколога, но не доучилась, а сейчас — в магистратуре, связанной с информационными технологиями. Обычно проблем с прокрастинацией у меня не бывает. Не хочется что-то делать, только если я не понимаю задание. Все дела я записываю в приложение «Деловой календарь», задачи вынесены на отдельный экран смартфона.

шурко2.jpg

Вера Шурко,

заместитель председателя Эко-Университета САФУ:

Одна из моих проблем: если не записала куда-нибудь дело, могу о нем напрочь забыть. Поэтому я перепробовала очень много приложений-ежедневников для смартфона, чтобы выбрать самое удобное. В итоге, остановилась на стандартных заметках. Вручную я не записываю, носить с собой бумажный ежедневник очень неудобно. А если у меня не получается записать в планер дела, то я ручкой ставлю точку на руке. Эта метка всегда на виду, и я не забываю про задачу. Я встаю очень рано — в 5-6 утра, поэтому все домашние задачи выполняю утром. А днём и вечером у меня «сафушные» дела. Один день в неделю стараюсь освобождать от общественной работы, чтобы не словить выгорание. У меня нет пар в четверг, поэтому в этот день я вообще не выхожу из дома.

соболева2.jpg

Анастасия Соболева,

руководитель молодежного волонтерского объединения САФУ «Солнце Арктики»:

Я студентка 4 курса по направлению «Педагогическое образование» с профилями подготовки «История» и «Обществознание», являюсь руководителем молодежного волонтерского объединения «Солнце Арктики» и тренером фитнес-клуба «Олимп». Дел у меня действительно много, и чем больше их становится, тем тщательнее нужно продумывать, как грамотно их распределить. Одно из главных правил для меня — это четкое прописывание планов на день, неделю, месяц. Так получилось, что телефон для меня еще со школьного времени является скорее развлекательным девайсом, чем рабочим, поэтому планирование в заметках или различных приложениях — это не мое. Я вовремя это поняла и начала планировать свое время в бумажном ежедневнике. Приведу пример распределения дел на месяц: 1) Сначала прописываю учебные занятия и обязательно отмечаю, в какой день лекции и семинары. Это очень помогает, так как заранее становится понятно, что вечером предыдущего дня нужно выделить время на подготовку. Пример: «Археология (1Л+1С)». 2) Далее отмечаю все дедлайны по сдаче учебных работ (контрольные, доклады и т. д.). В соответствии с ними распределяю подготовку по дням. Я любитель делать учебные работы в короткие сроки, а не растягивать, поэтому, как правило, выделяю 2-3 дня на написание этой работы и минимизирую на это время часть других дел. 3) Следующее — отмечаю еженедельные мероприятия, которые четко определены по времени и дате (дню недели). Пример: собрание «Солнце Арктики» проходит каждый четверг в 17:00, планерка Волонтерского центра каждый вторник в 16:15. 4) Затем распределяю работу. Уточняю у подопечных, во сколько им удобно поставить тренировку, и подстраиваю их пожелания под свое расписание. 5) После этого перехожу к распределению своих тренировок, различных собраний рабочих групп, репетиций и иных мероприятий. Для того, чтобы этот алгоритм работал хорошо и не создавал путаницу, соблюдаю еще ряд правил. Во-первых, в течение дня стараюсь распределять дела так, чтобы не приходилось бегать с одного конца города на другой несколько раз. Это сложно, так как не всегда совпадают рабочие часы и перерывы, но возможно, если продумывать заранее и визуализировать в голове свой маршрут на день. Во-вторых, прописываю список дел на каждый день и структурирую его. Отдельно выписываю, куда мне нужно сходить, кому нужно написать и договориться о чем-то. Это позволяет не перегружать себя, так как на бумаге ты можешь увидеть, сколько дел в течение дня длительностью в 2-3 часа и в 2-3 минуты. В-третьих, объективно оцениваю свое свободное время в течение дня. Например, если у меня из четырех пар нет той, которая с 10 до 12, то в это время стараюсь сделать часть дел из своего списка. А если свободное время составляет минут 20-30, то отдыхаю и не перенапрягаю себя. В-четвертых, регулярно проверяю план на неделю и месяц. Это самые главные правила по организации своего времени. Если систематически их придерживаться, то проблем с распределением дел и их своевременным выполнением не возникает. Быть продуктивным тяжело, если не обращаешь должного внимания на свое внутреннее состояние. Есть банальные истины: хороший сон, хорошая еда и хороший отдых. Сказать честно, иногда жертвую чем-то, но, опять же, в этой ситуации нужно вовремя понять, когда в исключительном случае не хватило времени на хороший 8-часовой сон и когда систематически спишь по 3-4 часа, а работаешь по 10-12. Думаю, у каждого человека случалось так, что усталость берет верх, выполнять то же количество дел уже тяжело, но отменить их никак нельзя. Есть очень много правил, как себя организовать в такой ситуации, но для себя я поняла, что чем дольше я думаю о выполнении дела, тем сильнее устаю. Следовательно, оттягивать реализацию планов бессмысленно. Первым делом я всегда пытаюсь понять, от чего именно устала. Выявляю в ежедневнике дела, которые повторяются чаще всего, и вспоминаю свои ощущения после их выполнения. Как только поняла, минимизирую свою вовлеченность в выполнение этих дел. Не отменяю, а делегирую, если речь идет о деятельности в «Солнце Арктики». Если говорить об учебе, то стараюсь направить свою деятельность в то, что мне нравится. Например, добавить творческий подход в доклад или не читать учебную литературу, а посмотреть видеоурок. От одной такой замены пробелов в знаниях не образуется, а вот внутреннее состояние может улучшиться. Как только понимаю, что усталость ушла, постепенно начинаю возвращать себя в дела. Все приходит с опытом. Чтобы понять, где удобнее записывать дела, нужно перепробовать различные способы. Чтобы понять, какой отдых более эффективный, нужно отслеживать свое состояние после проведенного времени с друзьями или чтения книги целый день. Иногда мне кажется, что нужно пережить состояние максимальной усталости или даже выгорания, чтобы понять, насколько важно то, что я описала выше.

няков2.jpg

Виктор Няков,

председатель совета студенческого самоуправления САФУ:

Я использовал разные инструменты по контролю за временем. Как мобильные приложения, так и бумажные ежедневники. У всех форматов есть свои особенности и недостатки. Сейчас использую приложение «Things». Оно платное, около 750 рублей, но стоит своих денег. В нём легко и быстро можно занести задачи на конкретные дни, установить уведомления. Пока задача не будет закрыта, приложение отображает внешнее уведомление. На экране телефона оно всегда заметно, поэтому я не забываю о предстоящих делах и встречах. Записываю всегда только ключевые задачи, чтобы не захламлять график, без бытового «покушать в столовой» или «сходить в магазин». У меня на шкафу висят цифры «1440». Они напоминают о том, что в одних сутках всего 1440 минут и они неотвратимо убегают. Жизнь одна и на лень времени быть не должно!

Приложения для управления временем

Эти приложения пригодятся, чтобы управлять задачами. Они подходят для большинства методов тайм-менеджмента из нашего списка.

Focus To-Do — таймер Pomodoro и таск-менеджер одновременно.

Trello — канбан-доска для личных нужд и работы в команде.

Forest — таймер для телефона: пока вы не трогаете свой смартфон, на его экране растет дерево. Стоит вам разблокировать его в неположенное время, дерево погибает.

Notion — база данных для хранения и систематизации практически любой входящей информации.

Todoist — планировщик, который можно настроить под разные методы планирования.

SingularityApp — таск-менеджер, который умеет переделывать письма из электронной почты в задачи.

Книги по тайм-менеджменту

Тео Компернолле, «Освободи мозг: Что делать, когда слишком много дел».

Дэвид Андерсон, «Канбан. Альтернативный путь в Agile».

Максим Дорофеев, «Джедайские техники».

Марк Форстер, «Сделай это завтра».

Майкл Бреус, «Всегда вовремя».


Наверх